Como importar sua lista do Excel para uma campanha no WhatsApp

Na maioria das vezes, sua lista de clientes está em um arquivo do Excel. Levar esse arquivo para uma campanha no WhatsApp não se resume a mapear colunas: é preciso preparar bem o arquivo. Números em formato errado, colunas sem cabeçalho e dados misturados comprometem a campanha antes mesmo de ela começar. Neste guia, mostramos passo a passo como preparar seu arquivo do Excel, importá-lo para a agenda do WapFlow, validar os contatos e transformá-los em uma campanha.

Um lembrete antes de começar: as pessoas da sua lista precisam ter autorizado você a enviar mensagens por esse canal. Estar em um arquivo do Excel não equivale a essa autorização.

Como preparar o arquivo

A tela de importação de contatos do WapFlow aceita arquivos .xlsx e .xls e exige que a primeira linha do arquivo seja o cabeçalho. Se você tiver um arquivo CSV, abra-o no Excel e salve-o em um desses formatos.

Os dados de contato da tabela são apenas exemplos. Na importação, você pode mapear as colunas para campos da agenda como nome, número, categoria, pontuação, endereço, e-mail, site, estado, cidade e observação.

Como corrigir o formato dos números

O problema mais comum está na coluna de números.

Em números estrangeiros, sempre inclua o código do país completo. Remova do arquivo os números curtos ou com dígitos faltando.

Limpeza rápida no Excel

• Selecione a coluna de números e defina o formato das células como Texto.
• Use Dados > Remover Duplicatas para excluir linhas repetidas.
• Use o filtro para encontrar linhas sem número.
• Corrija tratamentos como "Sr." e "Sra." na coluna de nome. Na mensagem, [isim] é preenchido exatamente com esse texto.
• Converta em valores as células geradas por fórmulas.

Como importar para a agenda do WapFlow

1. No menu à esquerda, abra a página Contatos e acesse a janela de importação do Excel.
2. Carregue seu arquivo em Selecionar arquivo.
3. Na tela Mapear colunas, associe cada coluna do Excel ao campo correspondente da agenda. O botão Mapear automaticamente tenta preencher com base nos cabeçalhos; confira sempre o resultado.
4. Se quiser, use a opção Adicionar importados a um grupo para colocar os contatos em um grupo. Isso é muito prático para a campanha.
5. Inicie a importação e confira os números de contatos adicionados, atualizados e ignorados.

A capacidade da sua agenda depende do plano. Se o limite for atingido, alguns contatos não serão adicionados. Para ver os limites atuais, consulte a página de preços.

Como validar os números

Confira a lista logo após a importação. Números antigos e de telefone fixo são comuns em listas do Excel.

1. Abra a página Validador.
2. Inicie o filtro do WhatsApp e selecione uma conta conectada. Contas em aquecimento não podem ser usadas.
3. Selecione os contatos na agenda ou carregue o arquivo do Excel diretamente.
4. Grave os resultados na agenda.
5. Na página Contatos, faça a limpeza com a ação Excluir quem não está no WhatsApp. Essa ação não pode ser desfeita.

Dividir listas muito grandes em partes para validá-las é um caminho mais prudente. Mais detalhes no artigo sobre o validador de números.

Como transformar a lista em campanha

Não é possível carregar um Excel diretamente na tela de envio: os contatos precisam primeiro ir para a agenda, ou os números devem ser digitados no campo de destinatários. Trabalhar pela agenda também permite usar variáveis.

1. Abra a página Enviar para contatos e selecione a conta remetente.
2. Na seção de destinatários, abra a janela Selecionar da agenda.
3. Selecione o grupo que você criou. A opção "Ocultar quem não está no WhatsApp" filtra a lista.
4. Escreva a mensagem. Variáveis como [isim] e [kategori] são preenchidas com os campos vindos do Excel.
5. Confira com "Teste para mim" e depois envie ou agende.

Para ajustes de velocidade de envio e segurança, consulte o artigo sobre criação de campanhas.

Como usar as variáveis corretamente

Se houver linhas vazias na coluna de nome, a mensagem pode aparecer como "Olá ,". Há duas formas de resolver isso:

• Use o filtro para colocar os contatos sem nome em um grupo separado e envie a eles uma mensagem sem variáveis.
• Escreva o texto de modo que ele soe natural mesmo quando o nome estiver vazio.

Se o nome de um contato estiver todo em maiúsculas, como "AHMET YILMAZ", a função YAZIM.DÜZENİ do Excel ajuda. Confira também os acentos e caracteres especiais.

Erros comuns

• Não colocar cabeçalho na primeira linha. O primeiro contato pode ser tratado como cabeçalho.
• Ter mais de uma planilha no arquivo. Verifique se a planilha que você quer importar é a correta.
• Mapear a coluna de números para o campo errado.
• Usar uma lista antiga sem limpá-la.
• Manter na lista pessoas que não deram autorização.

Números que estão na lista de bloqueio são ignorados na campanha, mesmo que voltem para a agenda com um novo arquivo. Ainda assim, é um bom hábito remover também do arquivo de origem as pessoas que não querem receber mensagens.

Divida a lista antes da campanha

Em vez de usar o arquivo inteiro em um único envio, dividir a lista após a importação traz resultados melhores e reduz o risco de erros. Por exemplo, se o seu Excel tiver uma coluna "Categoria" ou "Cidade", você pode usar o filtro da página Contatos e criar grupos separados com Adicionar filtrados a um grupo.

1. Para o primeiro envio, escolha os contatos com a autorização mais clara e os dados mais atualizados.
2. Confira os resultados desse grupo menor.
3. Se estiver tudo certo, envie para o próximo grupo em outro dia.
4. Anote o resultado de cada grupo.

Se o seu plano incluir o recurso de gravar resultados na agenda, depois da campanha você poderá ver nos contatos as informações de enviado, entregue e lido. Se quiser manter seu arquivo do Excel atualizado, exporte a agenda novamente como Excel pela página Contatos. Assim, a lista limpa vira sua fonte e você pode excluir o arquivo antigo.

Segurança do arquivo

Fazer listas de clientes circularem por e-mail ou guardá-las em pastas públicas gera riscos para os dados pessoais. Compartilhe o arquivo apenas com as pessoas envolvidas e, ao terminar, exclua as cópias desnecessárias.

Checklist pós-importação

• O total de contatos está próximo do número de linhas do arquivo?
• O nome e o número de alguns contatos escolhidos ao acaso estão no campo certo?
• As colunas de categoria e cidade ficaram desalinhadas?
• O número de contatos adicionados ao grupo é o que você esperava?
• Os contatos da lista de bloqueio também foram removidos do arquivo de origem?

Essa verificação de cinco minutos evita erros constrangedores, como uma mensagem chegar com o nome errado. Se as colunas estiverem desalinhadas, corrija os registros antes de enviar; se necessário, ajuste o arquivo e importe-o novamente.

Perguntas frequentes

Posso carregar um arquivo CSV?

A janela de importação de contatos aceita .xlsx e .xls. Abra seu arquivo CSV no Excel e salve-o em um desses formatos.

Posso enviar para os números diretamente, sem adicioná-los à agenda?

Você pode digitar os números no campo de destinatários, mas, como não há dados de contato, variáveis como [isim] não serão preenchidas.

O mesmo contato pode ser adicionado duas vezes?

Se o número já estiver na agenda, ele pode aparecer na tela de resultados como ignorado ou atualizado. Confira os números.

Onde ficam armazenados os dados do Excel?

Os contatos importados ficam armazenados na agenda da sua conta. Guarde o arquivo do Excel de origem em um local seguro. Para as regras sobre dados pessoais, consulte este guia.