إدارة جهات اتصال WhatsApp: التنظيم والتقسيم إلى مجموعات

أساس أي حملة ناجحة هو دليل جهات اتصال منظّم. فمع قائمة فوضوية قد تراسل الشخص نفسه مرتين، وتصل رسالتك خطأً إلى من لا يرغب فيها، ولا تعرف ماذا يريد كل عميل. تجمع صفحة جهات الاتصال في WapFlow الأرقام في مكان واحد، وتتيح لك تقسيمها باستخدام الوسوم والمجموعات. نشرح في هذا المقال كيف تحافظ على تنظيم دليلك، بدءًا من استيراد جهات الاتصال وصولًا إلى قائمة الحظر.

طرق إضافة جهات الاتصال إلى الدليل

إضافة رقم إلى الدليل لا تعني الحصول على إذن بإرسال رسائل تجارية إلى صاحبه. فبصرف النظر عن مصدر الرقم، فكّر في مسألة الموافقة بشكل منفصل قبل الإرسال.

الاستيراد الجماعي عبر Excel

1. اجمع الأرقام في عمود واحد داخل ملف Excel، واكتب المعلومات الأخرى مثل الاسم والمدينة والفئة في أعمدة منفصلة.
2. تأكّد من كتابة الأرقام مع رمز الدولة. بالنسبة إلى الأرقام التركية، فإن بدءها بـ 90 هو الخيار الأقل إشكالًا.
3. افتح نافذة الاستيراد في صفحة جهات الاتصال واختر ملف Excel.
4. في شاشة مطابقة الأعمدة، اربط أعمدة Excel بحقول الدليل.
5. ابدأ عملية النقل وراجع النتائج.

تختلف سعة الدليل حسب الباقة، ويظهر حجم استخدامك على الصفحة. وعند بلوغ الحد الأقصى لن تتمكن من إضافة بعض جهات الاتصال. يمكنك الاطلاع على الحدود في صفحة الأسعار.

استيراد دليل هاتف WhatsApp

يجلب خيار استيراد دليل WhatsApp الخاص بي جهات الاتصال المحفوظة في هاتف الحساب المرتبط بالاسم والرقم. ويمكنك إن شئت عرض الجهات غير الموجودة في دليلك فقط، ثم نقل ما تختاره منها. في بعض أنواع الاتصال قد لا يُقرأ دليل الهاتف إلا جزئيًا، وحينها لا تظهر في القائمة إلا جهات الاتصال المحفوظة بأسمائها.

تقسيم الجمهور بالوسوم والمجموعات

رغم التشابه الظاهري بين الوسم والمجموعة، فإن لكل منهما استخدامًا مختلفًا:

الوسم التلقائي

إذا فعّلت الوسم التلقائي من الإعدادات، تُصنَّف ردود الحملات وفق الكلمات المفتاحية إلى: مهتم، سأل عن السعر، غير راغب، رقم خاطئ، وأخرى. ويمكنك أيضًا إضافة وسومك الخاصة ومنحها لجهات الاتصال يدويًا. أما الأرقام التي تحمل وسم "غير راغب"، فتُضاف إلى قائمة الحظر إذا كان الإعداد مفعّلًا، وتُستثنى من الحملات.

هيكل عملي

• استخدم المجموعات للجماهير الدائمة، مثل نوع العميل أو المدينة.
• استخدم الوسوم للحالات المتغيرة، مثل الرد على حملة معينة.
• بدلًا من إنشاء عدد كبير من الوسوم، ابدأ ببضعة وسوم ستستخدمها فعلًا.
• أضف ملاحظة لكل جهة اتصال لتحفظ تفاصيل المحادثات داخل الدليل.

العثور على الأشخاص المناسبين عبر التصفية

باستخدام عوامل التصفية في صفحة جهات الاتصال، يمكنك تضييق القائمة حسب الوسم والمجموعة والفئة والمصدر وحالة WhatsApp ونتيجة الحملة، ووجود موقع إلكتروني أو بريد إلكتروني من عدمه. كما يمكن تصفية السجلات القادمة من Google Maps حسب التقييم وعدد المراجعات.

ينقل خيار إضافة النتائج المطابقة للتصفية إلى مجموعة جهات الاتصال التي عثرت عليها دفعة واحدة إلى مجموعة جديدة أو موجودة. بعد ذلك يمكنك اختيار هذه المجموعة في الحملة من نافذة الاختيار من الدليل. وقد شرحنا كيفية تضييق الجمهور في دليل الحملات.

تنظيف الأرقام

التنظيف المنتظم للدليل يزيد سرعة الإرسال ويقلل الرسائل المهدرة في آن واحد.

• تحقّق من حالة WhatsApp: استخدم أداة التحقق لمعرفة ما إذا كانت الأرقام مسجلة على WhatsApp. تظهر جهات الاتصال بإحدى الحالات: لديه WP، ليس لديه WP، أو لم يُتحقَّق منه.
• احذف غير الموجودين على WhatsApp: يمكنك حذف الأرقام التي اكتُشفت في أداة التحقق أو في الحملة بعملية واحدة. لا يمكن التراجع عن هذه العملية.
• نظّف الأرقام غير المفيدة: يمكنك حذف الأرقام التي تبدأ بـ 444 و0850 (وهي أرقام خدمات تركية) بعمليات منفصلة.
• استبعد السجلات غير الصالحة: صحّح الأرقام الناقصة أو التي تحمل رمز دولة خاطئًا.

قائمة الحظر

لا تُرسل حملات جهات الاتصال أي رسائل إلى الأرقام الموجودة في قائمة الحظر، كما تُستبعد هذه الأرقام تلقائيًا من مسارات الأتمتة. وتُملأ القائمة بثلاث طرق:

1. تلقائيًا عندما يكتب العميل DUR أو STOP، إذا كان الإعداد المعني مفعّلًا.
2. عند منح وسم "غير راغب"، إذا كان الإعداد المعني مفعّلًا.
3. بإضافتك الرقم يدويًا.

احتفظ في هذه القائمة بكل من طلب منك عدم مراسلته مجددًا. فحتى لو عاد الرقم نفسه إلى الدليل عند رفع ملف Excel جديد، تُفحص قائمة الحظر أثناء الحملة. لذلك فإن إبقاء غير الراغبين في قائمة الحظر أكثر أمانًا من حذفهم من الدليل.

ما فائدة صفحة المجموعات؟

لا ينبغي الخلط بين صفحة المجموعات في القائمة الجانبية ومجموعات جهات الاتصال. ففي هذه الصفحة تحفظ روابط دعوة مجموعات WhatsApp الخاصة بك؛ إذ يمكنك إضافة الروابط واحدًا تلو الآخر أو استيرادها دفعة واحدة، وتصنيفها على أنها عامة أو تتطلب إذنًا أو معطّلة. وتستخدم هذه القائمة في أدوات المجموعات. التفاصيل في مقال أدوات المجموعات.

أمن البيانات وKVKK

قد تتضمن المعلومات الموجودة في دليلك بيانات شخصية. احتفظ فقط بالمعلومات التي تحتاجها، ولا تترك ملفات Excel المُصدَّرة في مجلدات مشتركة، واحذف السجلات التي لم تعد تستخدمها. وللاطلاع على التزاماتك بموجب KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي)، استعن باستشارة قانونية.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني رفع ملف CSV؟

تقبل شاشة استيراد جهات الاتصال ملفات Excel (.xlsx و.xls). إذا كان لديك ملف CSV، فافتحه في Excel واحفظه بإحدى هاتين الصيغتين.

هل يجب كتابة 90 في بداية الأرقام؟

الأرقام المكتوبة مع رمز الدولة تعطي أدق النتائج، لذا ننصحك بإعداد ملفك على هذا الأساس.

هل يمكنني تصدير الدليل؟

نعم، يمكنك تنزيله كملف Excel عبر خيار التصدير في صفحة جهات الاتصال.

هل يُضاف الرقم نفسه مرتين؟

بعد الاستيراد سترى السجلات التي أُضيفت والتي حُدّثت والتي تم تخطيها. ومع ذلك تبقى مراجعة النتائج عادة جيدة.