Gestion des contacts WhatsApp : organiser et regrouper vos contacts
Une bonne campagne repose avant tout sur un répertoire bien organisé. Avec une liste désordonnée, vous écrivez deux fois à la même personne, vous contactez par erreur des gens qui ne veulent pas de vos messages et vous ne savez plus qui souhaite quoi. La page Contacts de WapFlow centralise vos numéros et vous permet de les classer à l'aide d'étiquettes et de groupes. Dans cet article, nous vous expliquons comment garder votre répertoire en ordre, de l'importation des contacts à la liste de blocage.
Les différentes façons d'ajouter des contacts
| Méthode | Quand l'utiliser ? |
|---|---|
| Ajout manuel | Pour enregistrer un nouveau client à la fois |
| Importation depuis Excel | Si vous disposez déjà d'une liste de clients |
| Importation du répertoire WhatsApp | Pour récupérer les contacts enregistrés sur le téléphone du compte connecté |
| Vérificateur et Extraction de données | Pour transférer les résultats de ces outils dans le répertoire |
| Google Maps | Pour ajouter au répertoire des informations d'entreprises accessibles publiquement |
Ajouter un numéro à votre répertoire ne vous autorise pas pour autant à envoyer des messages commerciaux à cette personne. Quelle que soit la source, réfléchissez séparément à la question du consentement avant tout envoi.
Importation en masse depuis Excel
- Dans votre fichier Excel, regroupez les numéros dans une seule colonne. Placez les informations comme le nom, la ville ou la catégorie dans des colonnes distinctes.
- Vérifiez que les numéros sont saisis avec l'indicatif du pays. Pour les numéros turcs, le plus sûr est de les faire commencer par 90.
- Sur la page Contacts, ouvrez la fenêtre d'importation et sélectionnez votre fichier Excel.
- Sur l'écran de correspondance des colonnes, associez les colonnes Excel aux champs du répertoire.
- Lancez l'importation et vérifiez les résultats.
La capacité de votre répertoire dépend de votre formule, et votre utilisation actuelle s'affiche sur la page. Une fois la limite atteinte, certains contacts ne pourront pas être ajoutés. Pour connaître les limites, consultez la page des tarifs.
Importer le répertoire téléphonique WhatsApp
L'option Importer mon répertoire WhatsApp récupère, avec leur nom et leur numéro, les contacts enregistrés sur le téléphone du compte connecté. Vous pouvez afficher uniquement ceux qui ne figurent pas encore dans votre répertoire et importer ceux que vous sélectionnez. Avec certains types de connexion, le répertoire téléphonique n'est lu que partiellement ; la liste ne contient alors que les contacts qui apparaissent sous un nom enregistré.
Segmenter votre audience avec des étiquettes et des groupes
Étiquettes et groupes se ressemblent, mais ils servent à des choses différentes :
| Groupe | Étiquette | |
|---|---|---|
| Objectif | Rassembler des contacts sous forme de liste | Indiquer la situation ou l'intérêt d'un contact |
| Exemple | « Revendeurs d'Istanbul », « Clients de novembre » | « Intéressé », « a demandé le prix », « vente » |
| Comment est-il créé ? | Par vous | Manuellement ou par étiquetage automatique |
Étiquetage automatique
Si vous activez l'étiquetage automatique dans les Paramètres, les réponses aux campagnes sont classées selon des mots-clés : Intéressé, A demandé le prix, Pas intéressé, Mauvais numéro et Autre. Vous pouvez aussi créer vos propres étiquettes et les attribuer manuellement à vos contacts. Les numéros portant l'étiquette « Pas intéressé » sont ajoutés à la liste de blocage si le paramètre correspondant est activé, et sont ignorés lors des campagnes.
Une organisation pratique
- Utilisez les groupes pour des audiences durables, par exemple le type de client ou la ville.
- Utilisez les étiquettes pour des situations qui évoluent, par exemple la réponse à une campagne.
- Plutôt que de créer de nombreuses étiquettes, commencez par quelques-unes que vous utiliserez réellement.
- Ajoutez une note à chaque contact pour conserver les détails de vos échanges dans le répertoire.
Trouver les bons contacts grâce aux filtres
Les filtres de la page Contacts vous permettent d'affiner la liste par étiquette, groupe, catégorie, source, statut WhatsApp, résultat de campagne, ou selon la présence d'un site web ou d'une adresse e-mail. Pour les fiches issues de Google Maps, vous pouvez aussi filtrer par note et par nombre d'avis.
L'option Ajouter les résultats filtrés à un groupe déplace en une seule fois les contacts trouvés vers un groupe nouveau ou existant. Vous pourrez ensuite sélectionner ce groupe dans la fenêtre Choisir dans le répertoire de votre campagne. Nous expliquons comment cibler votre audience dans notre guide des campagnes.
Nettoyer vos numéros
Nettoyer régulièrement votre répertoire accélère les envois et réduit le nombre de messages perdus.
- Vérifiez le statut WhatsApp : avec le Vérificateur, découvrez si les numéros sont inscrits sur WhatsApp. Les contacts apparaissent alors comme WP Oui, WP Non ou Non vérifié.
- Supprimez ceux qui ne sont pas sur WhatsApp : vous pouvez supprimer en une seule opération les numéros détectés par le Vérificateur ou lors d'une campagne. Cette action est irréversible.
- Éliminez les numéros inutilisables : vous pouvez supprimer, via des opérations distinctes, les numéros commençant par 444 et 0850 (numéros spéciaux turcs).
- Écartez les fiches non valides : corrigez les numéros incomplets ou dont l'indicatif pays est erroné.
Liste de blocage
Les numéros de la liste de blocage ne reçoivent aucun message des campagnes de contacts et sont automatiquement retirés des flux. La liste se remplit de trois façons :
- Automatiquement, lorsqu'un client écrit DUR ou STOP, si le paramètre correspondant est activé.
- Lorsque l'étiquette « Pas intéressé » est attribuée, si le paramètre correspondant est activé.
- Lorsque vous ajoutez vous-même le numéro manuellement.
Conservez dans cette liste toutes les personnes qui vous ont demandé de ne plus leur écrire. Même si un numéro réapparaît dans votre répertoire lors de l'import d'un nouveau fichier Excel, la liste de blocage est vérifiée pendant la campagne. C'est pourquoi il est plus sûr de garder les personnes non intéressées dans la liste de blocage plutôt que de les supprimer du répertoire.
À quoi sert la page Groupes ?
La page Groupes du menu de gauche ne doit pas être confondue avec les groupes de contacts. Vous y conservez vos liens d'invitation à des groupes WhatsApp : vous pouvez les ajouter un par un ou les importer en masse, et les marquer comme publics, soumis à autorisation ou cassés. Cette liste s'utilise dans les Outils de groupe. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les outils de groupe.
Sécurité des données et KVKK
Les informations de votre répertoire peuvent contenir des données personnelles. Ne conservez que les informations dont vous avez besoin, ne laissez pas vos exports Excel dans des dossiers partagés et supprimez les fiches que vous n'utilisez plus. Pour vos obligations au titre de la KVKK (loi turque sur la protection des données personnelles), faites appel à un conseil juridique.
Questions fréquentes
Puis-je importer un fichier CSV ?
L'écran d'importation des contacts accepte les fichiers Excel (.xlsx, .xls). Si vous avez un fichier CSV, ouvrez-le dans Excel et enregistrez-le dans l'un de ces formats.
Est-il obligatoire d'ajouter 90 devant les numéros ?
Les numéros comportant l'indicatif du pays donnent les résultats les plus fiables. Nous vous recommandons de préparer votre fichier en conséquence.
Puis-je exporter mon répertoire ?
Oui, grâce à l'option d'exportation de la page Contacts, vous pouvez le télécharger sous forme de fichier Excel.
Un même numéro peut-il être ajouté deux fois ?
À l'issue de l'importation, vous voyez les fiches ajoutées, mises à jour et ignorées. Vérifier les résultats reste malgré tout une bonne habitude.
