WhatsApp Karşılama ve Uzakta Mesajı: Kurulum ve Örnek Metinler
Cuma akşamı 22.30'da bir müşteri yazıyor: "Yarın açık mısınız?" Siz uyuyorsunuz, mesaj sabaha kadar yanıtsız kalıyor. Sabah baktığınızda müşteri çoktan rakibinize yazmış olabilir. Karşılama ve uzakta mesajı, tam bu boşluğu doldurur: kimse başında değilken bile müşteri "mesajım ulaştı, ne zaman döneceklerini biliyorum" diye düşünür. Bu yazıda iki mesaj türü arasındaki farkı, Business uygulamasında kurulumu, sektöre göre örnek metinleri ve WapFlow botuyla birlikte kullanırken dikkat edilecek noktaları bulacaksınız.
İki Mesaj Türü, İki Ayrı Amaç
Karşılama mesajı, sizinle ilk kez konuşan ya da uzun süredir yazışmamış bir kişiye gider. Amacı tanıtmak ve yönlendirmektir. Uzakta mesajı ise yanıt veremediğiniz zamanlar içindir ve beklentiyi yönetir.
| Karşılama mesajı | Uzakta mesajı | |
|---|---|---|
| Ne zaman gider? | Yeni müşteri yazdığında ya da uzun bir aradan sonra | Seçtiğiniz zaman dilimlerinde (örneğin mesai dışı) |
| Ana görev | Hoş geldiniz demek, ne yapabileceğinizi göstermek | Ne zaman döneceğinizi söylemek |
| Uzunluk | 2-3 cümle | 2 cümle |
| Ton | Sıcak ve davetkâr | Açık ve özür dileyen değil, bilgilendiren |
Hangi durumda hangisinin tetiklendiği ve bekleme süreleri sürüme göre değişebilir. Ayarı yaptıktan sonra başka bir telefondan numaranıza yazarak sonucu kendiniz deneyin.
Business Uygulamasında Kurulum
İşletme araçları menüsünde Karşılama mesajı ve Uzakta mesajı adında iki bölüm bulursunuz.
- Karşılama mesajı bölümünü açın ve gönderimi etkinleştirin.
- Metni yazın. Müşterinin adını kullanmak mümkünse ekleyin.
- Alıcıları seçin: yeni müşteriler, rehberinizde kayıtlı olmayanlar ya da belirli kişiler dışında herkes gibi seçenekler görünür.
- Kaydedin, sonra Uzakta mesajı bölümüne geçin.
- Gönderim zamanını belirleyin: her zaman, belirli bir tarih aralığı ya da mesai saatleri dışında.
- Metni yazın, alıcıları seçin ve kaydedin.
- Bir test numarasından yazarak iki mesajı da deneyin.
Business hesabını henüz kurmadıysanız Business uygulaması rehberindeki adımlarla başlayın.
İyi Bir Karşılama Mesajı Nasıl Yazılır?
Müşteri ilk mesajda bir şey öğrenmek ister. Bu yüzden karşılama mesajının görevi sorunun yanıtını vermek değil, müşteriyi doğru yola sokmaktır. Üç parçalı bir yapı işe yarar: işletme adı, ne yapabileceğiniz, müşterinin bir sonraki adımı.
Merhaba, Lale Çiçekçilik'e hoş geldiniz. Sipariş, düğün çiçeği ve cenaze çelengi için yazabilirsiniz. İstediğiniz ürünü ve teslimat adresini yazarsanız hemen yardımcı olalım.
Dikkat edilecek noktalar:
- Beş altı satırlık bir tanıtım yazısı değil, kısa bir selam yazın.
- Müşteriden ne istediğinizi net söyleyin: ürün adı, tarih, semt.
- Fiyat, kampanya ya da süreli indirim koymayın; karşılama mesajı aylarca aynı kalır.
- Emoji kullanacaksanız bir ya da ikiyle yetinin.
İyi Bir Uzakta Mesajı Nasıl Yazılır?
Uzakta mesajında iki bilgi zorunludur: şu an neden yanıt veremediğiniz ve ne zaman döneceğiniz. Özür paragrafları yazmayın; müşteri beklentisini bilmek ister.
Merhaba, şu an mesai saatlerimiz dışındayız. Hafta içi 09.00-18.00 arası yanıt veriyoruz. Mesajınızı aldık, ilk iş saatinde size döneceğiz.
Bugün kapalıyız. Pazartesi 09.00'dan itibaren size döneriz. Acil bir konu varsa kayıtlı telefonumuzdan bize ulaşabilirsiniz.
Verdiğiniz söz tutulmalıdır. "Yarın sabah dönüyoruz" yazıp öğleye kadar sessiz kalırsanız mesajın olmaması daha iyiydi. Bu yüzden zaman bilgisini "ilk iş saatinde" gibi uygulanabilir bir ifadeyle yazın.
Sektöre Göre Örnek Metinler
Aşağıdaki metinler kurgusaldır. İşletme adlarını ve saatleri kendinize göre değiştirin.
Kuaför ve güzellik salonu
Merhaba, Lila Kuaför'e hoş geldiniz. Randevu için hizmeti ve uygun olduğunuz gün-saati yazın, takvimimize bakıp size dönelim.
Diş kliniği ve sağlık işletmeleri
Merhaba, mesajınızı aldık. Randevu için adınızı ve uygun olduğunuz günleri yazabilirsiniz. Şikâyetiniz ya da tedaviyle ilgili ayrıntıları bu kanaldan yazmayın. Acil durumlarda lütfen 112'yi arayın.
Sağlıkta karşılama mesajı tanı ya da tedavi bilgisi vermemeli, kişisel sağlık verisini istememelidir. Reklam sayılabilecek ifadelerden de kaçının.
Avukat ve mali müşavir
Merhaba, mesajınızı aldık. Görüşme talebiniz için adınızı ve konunun kısa bir başlığını yazabilirsiniz. Gizlilik nedeniyle belge ve kimlik bilgilerini bu kanaldan göndermeyiniz; randevu sırasında yüz yüze ya da güvenli kanaldan alacağız.
E-ticaret ve kargo
Merhaba, mesajınız ulaştı. Sipariş sorularında lütfen sipariş numaranızı yazın. Hafta içi 09.00-18.00 arası dönüş yapıyoruz.
Restoran ve kafe
Merhaba, rezervasyon için tarihi, saati ve kişi sayısını yazın. Çalışma saatlerimiz 11.00-23.00. Mesai sonrasında yazdıysanız sabah ilk iş döneceğiz.
Hangi Mesajı Kime Göndermeli?
Karşılama mesajını tüm kişilere göndermek, mevcut müşterilerinizi de hoş geldin mesajına boğabilir. Çoğu işletme için en az rahatsız eden ayar, rehbere kayıtlı olmayan kişilere ya da ilk kez yazanlara göndermektir. Uzakta mesajı ise herkese uygulanabilir, ama aynı kişiye kısa sürede tekrar tekrar gitmemelidir.
- Düzenli müşterileri karşılama kapsamının dışında tutun.
- Tatil ve bayram dönemleri için uzakta mesajını önceden tarih aralığıyla planlayın.
- Farklı mesai düzenindeki şubeleriniz varsa her numaraya kendi saatini yazın.
WapFlow Botu ile Çakışmayı Önleme
WapFlow'da Yanıt Kuralları ve Çalışma Saatleri ayarı bu iki mesajın işlevini görebilir: İlk kez yazanlar kitlesine kural tanımlayarak karşılamayı, mesai dışı mesajı seçeneğiyle uzakta mesajını kurarsınız. Fark şudur: WapFlow botu anahtar kelimeye bakıp farklı yanıtlar verebilir, yapay zekâ yanıtı ekleyebilir ve sohbete siz yazınca susabilir.
Aynı numarada hem Business uygulamasının karşılama mesajı hem de WapFlow botu açıksa müşteri iki ayrı yanıt alabilir. Bu yüzden birini seçin. Botu kullanmak istiyorsanız telefon uygulamasındaki karşılama ve uzakta mesajlarını kapatın, WapFlow tarafında tek kaynak bırakın. Kurulum ve hazır metinler için oto-yanıt botu yazısına ve oto-yanıt mesaj örneklerine bakabilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
| Hata | Sonucu | Çözüm |
|---|---|---|
| Çok uzun karşılama metni | Müşteri okumadan geçer | Üç cümleyi geçirmeyin |
| Eski kampanya bilgisi | Süresi dolmuş indirim vaadi, şikâyet | Süreli bilgi yazmayın |
| Mesai saatlerinin profille uyuşmaması | Güven kaybı | Saatleri tek yerden yönetin |
| Dönüş sözü verip tutmamak | Müşteri başka yere gider | Gerçekçi bir süre yazın |
| Bot ve uygulama mesajının çakışması | Aynı kişiye iki selam | Tek kaynak bırakın |
Mesajları Zamanla Geliştirmek
İlk yazdığınız metin büyük olasılıkla ideal olmayacak; bu normaldir. İki üç hafta sonra gelen ilk mesajlara bakın. Müşterilerin karşılama metninden sonra en çok ne sorduğunu not edin. Eğer yarısı adres soruyorsa metne "adresimiz haritada kayıtlıdır" gibi bir yönlendirme ekleyin. Eğer çoğu zaman aynı soruyu sormak için yazıyorlarsa, bu soruya ilk mesajda yanıt verin. Böylece ikinci mesaja gerek kalmaz.
Uzakta mesajı için de aynısı geçerlidir. Mesai dışında yazanların büyük kısmı acil bir iş için mi yoksa sadece bilgi almak için mi yazıyor? Acilse, mesaja bir telefon numarası eklemek müşterinizi kurtarır. Bilgi içinse, sık sorulan sorulara bağlantı ya da kısa cevap yazmak sabah yığılmayı azaltır. Bu tür düzenlemeleri ayda bir yapın, çünkü işletmenizin saati, adresi ve ürünleri değiştikçe mesaj da eskiyecektir.
Yayına Almadan Önce Kontrol Listesi
- Metinde yazım hatası ve eski bilgi var mı?
- Çalışma saatleri profildekiyle aynı mı?
- Müşteriden ne istendiği net mi?
- Karşılama ve uzakta mesajı aynı anda gidince saçma görünüyor mu?
- Başka bir telefondan test ettiniz mi?
- Bayram ve tatil tarihleri için uzakta mesajı hazır mı?
Sık Sorulan Sorular
Karşılama mesajı her yazışmada gider mi?
Hayır. Genellikle yeni müşteriye ya da uzun bir aradan sonra yazan kişiye gönderilir. Tam bekleme süresi sürüme göre değişebildiği için kendi hesabınızda test edin.
Bu mesajlara müşteri yanıt verirse ne olur?
Mesaj yalnızca bilgi verir; gelen yanıtlar normal sohbet gibi size düşer. Yanıtlara bakacak bir kişi ya da düzen olmalıdır.
Uzakta mesajı toplu mesaj sayılır mı?
Hayır, müşterinin size yazdığı bir mesaja karşılık gönderilir. Ancak içine reklam ve kampanya duyurusu yerleştirmemek iyi uygulamadır.
Normal WhatsApp hesabında da var mı?
Bu araçlar Business hesabına özgüdür. Normal hesapta kullanılamaz.
WapFlow bunları otomatik yönetir mi?
WapFlow'daki bot, sizin tanımladığınız kurallara göre yanıt verir. Telefon uygulamasının karşılama ve uzakta ayarlarını değiştirmez; ikisini birlikte kullanırsanız çakışma olmaması sizin ayarınıza bağlıdır.
Mesai dışı yazan müşterileri kaçırmak istemiyorsanız WapFlow botunu deneyerek anahtar kelimeli yanıtları, çalışma saatlerini ve yapay zekâ cevaplarını tek panelden ayarlayabilirsiniz.
