Pesan Sambutan dan Pesan Luar Kantor WhatsApp: Pengaturan dan Contoh
Jumat malam pukul 22.30, seorang pelanggan menulis: "Besok buka?" Anda sudah tidur, pesan itu tidak terbalas sampai pagi. Saat Anda membuka ponsel, pelanggan tersebut mungkin sudah menulis ke pesaing Anda. Pesan sambutan dan pesan di luar kantor mengisi celah inilah: meski tidak ada orang di depan layar, pelanggan tetap merasa "pesan saya sudah sampai, dan saya tahu kapan mereka akan membalas". Dalam artikel ini Anda akan menemukan perbedaan antara kedua jenis pesan tersebut, cara mengaturnya di aplikasi Business, contoh teks per sektor, dan hal-hal yang perlu diperhatikan jika digunakan bersama bot WapFlow.
Dua Jenis Pesan, Dua Tujuan Berbeda
Pesan sambutan dikirim kepada orang yang pertama kali berbicara dengan Anda atau yang sudah lama tidak berkomunikasi. Tujuannya adalah memperkenalkan dan mengarahkan. Sementara itu, pesan di luar kantor dimaksudkan untuk saat Anda tidak bisa membalas dan berfungsi mengatur harapan.
| Pesan sambutan | Pesan di luar kantor | |
|---|---|---|
| Kapan dikirim? | Saat pelanggan baru menulis atau setelah jeda yang panjang | Pada rentang waktu yang Anda pilih (misalnya di luar jam kerja) |
| Tugas utama | Menyapa dan menunjukkan apa yang bisa Anda bantu | Memberi tahu kapan Anda akan kembali |
| Panjang | 2-3 kalimat | 2 kalimat |
| Nada | Hangat dan mengundang | Jelas dan informatif, bukan meminta maaf |
Kapan masing-masing pesan dipicu dan berapa lama jeda waktunya dapat berbeda tergantung versi aplikasi. Setelah mengatur, coba sendiri dengan menulis ke nomor Anda dari telepon lain untuk melihat hasilnya.
Pengaturan di Aplikasi Business
Di menu alat usaha, Anda akan menemukan dua bagian bernama Pesan sambutan dan Pesan di luar kantor.
- Buka bagian Pesan sambutan dan aktifkan pengirimannya.
- Tulis teksnya. Jika memungkinkan, sertakan nama pelanggan.
- Pilih penerima: opsi yang tersedia antara lain pelanggan baru, orang yang tidak tersimpan di kontak Anda, atau semua orang kecuali kontak tertentu.
- Simpan, lalu buka bagian Pesan di luar kantor.
- Tentukan waktu pengiriman: selalu, pada rentang tanggal tertentu, atau di luar jam kerja.
- Tulis teksnya, pilih penerima, lalu simpan.
- Uji kedua pesan dengan menulis dari nomor percobaan.
Jika akun Business belum disiapkan, mulailah dengan langkah-langkah dalam panduan aplikasi Business.
Cara Menulis Pesan Sambutan yang Baik
Pada pesan pertama, pelanggan ingin mengetahui sesuatu. Karena itu, tugas pesan sambutan bukan menjawab pertanyaan, melainkan mengarahkan pelanggan ke jalur yang tepat. Susunan tiga bagian akan efektif: nama usaha, apa yang bisa Anda bantu, dan langkah berikutnya yang harus dilakukan pelanggan.
Halo, selamat datang di Bunga Melati. Anda bisa menulis untuk pesanan, rangkaian bunga pernikahan, dan karangan bunga duka. Tulis produk yang Anda inginkan dan alamat pengiriman, kami akan segera membantu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Cukup tulis sapaan singkat, bukan promosi lima atau enam baris.
- Katakan dengan jelas apa yang Anda butuhkan dari pelanggan: nama produk, tanggal, area.
- Jangan mencantumkan harga, promo, atau diskon yang berbatas waktu; pesan sambutan tetap sama selama berbulan-bulan.
- Jika menggunakan emoji, cukup satu atau dua saja.
Cara Menulis Pesan di Luar Kantor yang Baik
Pesan di luar kantor harus memuat dua informasi: mengapa Anda belum bisa membalas saat ini dan kapan Anda akan kembali. Jangan menulis paragraf permintaan maaf; pelanggan ingin tahu apa yang bisa diharapkan.
Halo, saat ini kami di luar jam kerja. Kami membalas pesan pada hari Senin-Jumat pukul 09.00-18.00. Pesan Anda sudah kami terima dan kami akan membalas pada jam kerja pertama.
Hari ini kami tutup. Kami akan membalas mulai Senin pukul 09.00. Jika ada urusan mendesak, Anda bisa menghubungi nomor telepon kami yang terdaftar.
Janji yang sudah diberikan harus ditepati. Jika Anda menulis "besok pagi kami balas" lalu diam sampai siang, lebih baik tidak ada pesan sama sekali. Karena itu, tulis informasi waktu dengan ungkapan yang bisa dilaksanakan, seperti "pada jam kerja pertama".
Contoh Teks per Sektor
Teks berikut bersifat fiktif. Ganti nama usaha dan jam sesuai dengan kondisi Anda.
Salon dan kecantikan
Halo, selamat datang di Lila Salon. Untuk janji temu, tulis layanan yang Anda inginkan dan hari serta jam yang sesuai, kami akan mengecek jadwal lalu membalas Anda.
Klinik gigi dan layanan kesehatan
Halo, pesan Anda sudah kami terima. Untuk janji temu, tulis nama Anda dan hari-hari yang sesuai. Jangan tulis keluhan atau detail perawatan melalui saluran ini. Dalam keadaan darurat, silakan hubungi 112.
Pesan sambutan di bidang kesehatan tidak boleh memberikan informasi diagnosis atau perawatan, dan tidak boleh meminta data kesehatan pribadi. Hindari juga kalimat yang bisa dianggap iklan.
Pengacara dan konsultan pajak
Halo, pesan Anda sudah kami terima. Untuk permintaan konsultasi, tulis nama Anda dan judul singkat perkara. Demi kerahasiaan, jangan kirim dokumen atau data identitas melalui saluran ini; kami akan menerimanya secara langsung atau melalui kanal yang aman saat janji temu.
E-commerce dan pengiriman
Halo, pesan Anda sudah masuk. Untuk pertanyaan pesanan, mohon tulis nomor pesanan Anda. Kami membalas pada hari Senin-Jumat pukul 09.00-18.00.
Restoran dan kafe
Halo, untuk reservasi tulis tanggal, jam, dan jumlah orang. Jam operasional kami 11.00-23.00. Jika Anda menulis setelah jam tutup, kami akan membalas pada pagi hari pertama.
Pesan Mana untuk Siapa?
Mengirim pesan sambutan kepada semua kontak bisa membuat pelanggan lama Anda ikut terkena pesan selamat datang. Bagi kebanyakan usaha, pengaturan yang paling tidak mengganggu adalah mengirim kepada orang yang tidak tersimpan di kontak, atau kepada mereka yang menulis untuk pertama kali. Pesan di luar kantor bisa diterapkan kepada semua orang, tetapi jangan sampai orang yang sama menerimanya berulang kali dalam waktu singkat.
- Kecualikan pelanggan tetap dari cakupan pesan sambutan.
- Untuk masa libur dan hari raya, atur pesan di luar kantor sebelumnya dengan rentang tanggal.
- Jika cabang Anda memiliki jam kerja berbeda, tulis jam masing-masing di setiap nomor.
Menghindari Tabrakan dengan Bot WapFlow
Di WapFlow, pengaturan Aturan Balasan dan Jam Kerja dapat menjalankan fungsi kedua pesan ini: dengan membuat aturan untuk kelompok Pertama kali menulis Anda mengatur sambutan, dan dengan opsi di luar jam kerja Anda mengatur pesan di luar kantor. Perbedaannya: bot WapFlow dapat mencocokkan kata kunci dan memberi jawaban yang berbeda-beda, dapat menambahkan jawaban kecerdasan buatan, dan akan diam ketika Anda sendiri yang menulis di chat.
Jika pada nomor yang sama pesan sambutan Business dan bot WapFlow sama-sama aktif, pelanggan bisa menerima dua balasan terpisah. Karena itu, pilih salah satu. Jika ingin menggunakan bot, matikan pesan sambutan dan pesan di luar kantor di aplikasi ponsel, dan pertahankan satu sumber saja di sisi WapFlow. Untuk pengaturan dan teks siap pakai, lihat artikel bot balasan otomatis dan contoh pesan balasan otomatis.
Kesalahan yang Sering Terjadi
| Kesalahan | Akibat | Solusi |
|---|---|---|
| Teks sambutan terlalu panjang | Pelanggan melewatkannya tanpa membaca | Jangan lebih dari tiga kalimat |
| Informasi kampanye yang sudah lama | Janji diskon yang sudah habis, keluhan | Jangan tulis informasi yang berbatas waktu |
| Jam kerja tidak sesuai dengan profil | Hilangnya kepercayaan | Kelola jam kerja dari satu tempat |
| Berjanji membalas lalu tidak menepatinya | Pelanggan pindah ke tempat lain | Tulis waktu yang realistis |
| Bot dan pesan aplikasi bertabrakan | Orang yang sama menerima dua sapaan | Pertahankan satu sumber saja |
Menyempurnakan Pesan Seiring Waktu
Teks pertama yang Anda tulis kemungkinan besar belum ideal; itu wajar. Dua atau tiga minggu kemudian, lihat pesan pertama yang masuk. Catat apa yang paling sering ditanyakan pelanggan setelah pesan sambutan. Jika separuhnya menanyakan alamat, tambahkan pengarahan seperti "alamat kami tercantum di peta" pada teks. Jika mereka sering menulis hanya untuk menanyakan hal yang sama, jawab pertanyaan itu di pesan pertama. Dengan begitu, pesan kedua tidak lagi diperlukan.
Hal yang sama berlaku untuk pesan di luar kantor. Dari mereka yang menulis di luar jam kerja, berapa banyak yang urusannya mendesak dan berapa banyak yang hanya ingin informasi? Jika mendesak, tambahkan nomor telepon pada pesan agar pelanggan Anda tertolong. Jika hanya ingin informasi, menyertakan tautan atau jawaban singkat untuk pertanyaan yang sering ditanyakan akan mengurangi tumpukan pesan di pagi hari. Lakukan penyesuaian semacam ini sebulan sekali, karena ketika alamat, jam kerja, dan produk Anda berubah, pesan juga akan ikut usang.
Daftar Periksa Sebelum Diaktifkan
- Apakah ada salah ketik atau informasi lama dalam teks?
- Apakah jam kerja sama dengan yang ada di profil?
- Apakah pelanggan jelas mengetahui apa yang diminta dari mereka?
- Apakah pesan sambutan dan pesan di luar kantor terasa janggal ketika muncul bersamaan?
- Sudahkah Anda mengujinya dari telepon lain?
- Apakah pesan di luar kantor untuk hari libur dan hari raya sudah siap?
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah pesan sambutan dikirim pada setiap percakapan?
Tidak. Biasanya pesan ini dikirim kepada pelanggan baru atau kepada orang yang menulis setelah jeda yang lama. Karena jeda waktunya dapat berbeda tergantung versi aplikasi, uji di akun Anda sendiri.
Jika pelanggan membalas pesan-pesan ini, apa yang terjadi?
Pesan itu hanya memberi informasi; balasan yang masuk akan muncul seperti percakapan biasa dan menjadi tanggung jawab Anda. Harus ada seseorang atau sistem untuk memeriksa balasan tersebut.
Apakah pesan di luar kantor termasuk pesan massal?
Tidak, pesan itu dikirim sebagai balasan atas pesan yang ditulis pelanggan kepada Anda. Namun, sebaiknya jangan menyisipkan iklan atau pengumuman kampanye di dalamnya.
Apakah fitur ini juga ada di akun WhatsApp biasa?
Alat ini khusus untuk akun Business. Tidak tersedia pada akun biasa.
Apakah WapFlow mengelola ini secara otomatis?
Bot WapFlow membalas sesuai aturan yang Anda tetapkan. Bot tidak mengubah pengaturan sambutan dan pesan di luar kantor pada aplikasi ponsel; jika keduanya digunakan bersamaan, tidak adanya tabrakan bergantung pada pengaturan Anda.
Jika Anda tidak ingin melewatkan pelanggan yang menulis di luar jam kerja, Anda bisa mencoba bot WapFlow dan mengatur balasan berbasis kata kunci, jam kerja, serta jawaban kecerdasan buatan dari satu panel.
