WhatsApp-Antwortnachrichten: Beispiele und fertige Texte

Eine gute automatische Antwort hängt weniger von der Einrichtung als vom Text ab, den Sie schreiben. Zwischen einem kühlen „Ihre Nachricht ist eingegangen“ und „Schreiben Sie Ihre Bestellnummer, wir melden uns heute noch“ liegt ein großer Unterschied. In diesem Artikel finden Sie fertige Texte für Begrüßung, Abwesenheit, Preis, Versand, Beschwerden und die Weitergabe an eine verantwortliche Person. Passen Sie die Texte an Ihr Geschäft an; die Firmennamen in den Beispielen sind fiktiv. Die Einrichtungsschritte beschreibt der Artikel Antwortbot.

Regeln für eine gute automatische Antwort

• Halten Sie es kurz. Gehen Sie auf dem Telefonbildschirm nicht über drei bis vier Zeilen hinaus.
• Nennen Sie die Erwartung. Schreiben Sie, wann eine Rückmeldung erfolgt.
• Zeigen Sie den nächsten Schritt. Was soll der Kunde schreiben?
• Lassen Sie einen Weg zum Menschen offen. Nennen Sie, wie man eine verantwortliche Person erreicht.
• Verbergen Sie nicht, dass ein Bot antwortet. Sagen Sie bei Bedarf, dass es sich um eine automatische Antwort handelt.

Begrüßungsnachrichten

Wenn Sie in WapFlow die Zielgruppe Erstmals schreibende auswählen und die Übereinstimmung auf Bei jeder Nachricht setzen, greift die Regel nur für neue Personen.

Allgemein

Hallo, willkommen bei Lale Çiçekçilik. Wie können wir Ihnen helfen? Für den Preis schreiben Sie „Preis“, für die Adresse „Adresse“. Um mit einer verantwortlichen Person zu sprechen, schreiben Sie „verantwortlich“.

Dienstleistungsbetrieb

Hallo, willkommen bei Kuzey Oto Yıkama. Schreiben Sie für einen Termin die Fahrzeugart und Ihren passenden Tag, unser Team meldet sich bei Ihnen.

Kunde, der bereits geschrieben hat

Hallo erneut. Wir haben Ihre Nachricht erhalten und melden uns so schnell wie möglich.

Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten

Hallo, im Moment sind wir außerhalb unserer Geschäftszeiten. Wir sind Mo bis Fr von 09:00 bis 18:00 Uhr für Sie da. Ihre Nachricht ist eingegangen, wir melden uns zur ersten Geschäftszeit.

Heute haben wir geschlossen. Ab Montag um 09:00 Uhr melden wir uns bei Ihnen. Bei einem dringenden Anliegen erreichen Sie uns unter der Nummer 0212 000 00 00.

Wenn Sie in WapFlow bei den Einstellungen für die Arbeitszeiten die Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten auswählen, wird dieser Text jeder Person einmal pro Zeitraum außerhalb der Geschäftszeiten gesendet. Die Beispielnummer ist eine Platzhalternummer; tragen Sie Ihre eigene Nummer ein.

Antworten auf häufige Fragen

Die Uhrzeiten und Adressen in der Tabelle sind Beispiele. Halten Sie geänderte Angaben aktuell; ein falscher Preis oder eine falsche Frist ist der häufigste Fehler automatischer Antworten. In WapFlow können Sie als Antwort außer Text auch Bilder und Videos senden. Eine Preisliste als Bild beizufügen, ist praktisch.

Antworten nach dem Verkauf und bei Kampagnen

Person, die „Ja“ antwortet

Vielen Dank. Die Einzelheiten teile ich Ihnen unten mit. Falls Sie Fragen haben, schreiben Sie uns einfach, jemand aus unserem Team meldet sich bei Ihnen.

Person, die den Katalog anfordert

Unseren Katalog senden wir Ihnen im Anhang. Wenn Sie den Namen des Produkts schreiben, das Ihnen gefällt, prüfen wir den Lagerbestand.

Kunde, der sich bedankt

Gern geschehen, danke, dass Sie uns Ihr Vertrauen schenken.

Seien Sie bei kurzen Wörtern wie „Ja“ vorsichtig. Die Übereinstimmung genau gleich zu verwenden, verhindert, dass einzelne Wörter innerhalb eines Satzes die Regel versehentlich auslösen. Prüfen Sie mit Bot testen, ob die Regel mit echten Fragen kollidiert.

Beschwerden und Anfragen nach einer verantwortlichen Person

Bei Beschwerden sollte die automatische Antwort keine Lösung versprechen, sondern an einen Menschen weiterleiten.

Es tut uns leid, dass Sie ein Problem hatten. Wir haben Ihre Nachricht an unsere verantwortliche Stelle weitergegeben. Sie werden sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Wir leiten Sie an unsere verantwortliche Person weiter. In diesem Chat erhalten Sie keine automatischen Antworten mehr.

Fügen Sie in der WapFlow-Einstellung Anfrage „Ich möchte mit einer verantwortlichen Person sprechen“ Ausdrücke wie „verantwortlich“, „Kundenbetreuer“, „mit einer Person sprechen“ und „Beschwerde“ hinzu. Schreiben Sie den obigen Text als Antwort, die an den Kunden geht. Der Bot pausiert in diesem Chat und Sie erhalten eine Benachrichtigung.

Abmeldungen

Ihre Anfrage ist eingegangen, Ihnen wird keine Nachricht mehr gesendet.

Dieser Satz ist der Standardbestätigungstext der DUR/STOP-Sperre und kann unter Einstellungen geändert werden. Ist diese Einstellung nicht aktiv, wird eine Person, die „DUR“ schreibt, nicht automatisch gesperrt. Wir empfehlen daher, sie zu aktivieren. Fügen Sie dem Bestätigungstext keine neue Werbung hinzu.

Beispiel einer Anweisung für die KI-Antwort

Wenn Sie eine KI-Antwort verwenden, verringert eine klare Anweisung das Risiko falscher Antworten, beseitigt es aber nicht.

Du bist der Kundenassistent von Lale Çiçekçilik. Antworte kurz und höflich auf Türkisch. Stütze dich nur auf die folgenden Informationen. Wenn du etwas nicht weißt, erfinde nichts, sondern sage „Unser Team meldet sich dazu bei Ihnen“. Frage nicht nach Zahlungsdaten. Öffnungszeiten: Mo bis Fr 09:00 bis 18:00 Uhr. Lieferung: Innerhalb der Stadt am selben Tag, bei Bestellungen bis 15:00 Uhr.

Wenn Sie weitere Informationen hinzufügen, halten Sie sie aktuell. Für die Antworten, die Kunden erhalten, ist Ihr Unternehmen verantwortlich.

Typische Fehler

• Jeder Nachricht dieselbe Begrüßung senden. Wenn eine Person dreimal eine Willkommensnachricht erhält, ist das lästig.
• Zu allgemeine Schlüsselwörter verwenden. Wörter wie „da“ lösen ständig die Regel aus.
• Regeln in der falschen Reihenfolge anlegen. Die Antwort der ersten passenden Regel wird gesendet; stellen Sie spezielle Regeln nach oben.
• Die Antwort mit Links überladen.
• „Wir melden uns sofort“ schreiben und dann stundenlang nicht antworten.

Um den Support insgesamt zu planen, lesen Sie den Artikel Wie richtet man WhatsApp-Kundensupport ein?. Für Kampagnennachrichten steht unsere Vorlagensammlung bereit.

Beispiele nach Branche

Die folgenden Texte zeigen, wie die Grundregeln für verschiedene Branchen angepasst werden können. Ersetzen Sie Firmennamen und Angaben durch Ihre eigenen.

Friseur und Schönheit

Hallo, schreiben Sie für einen Termin die gewünschte Behandlung sowie Ihren Wunschtag und Ihre Uhrzeit. Unser Team prüft die Verfügbarkeit und bestätigt.

Klinik

Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre Terminanfrage wird von unserem Team geprüft. Bei Notfällen wenden Sie sich bitte an eine Gesundheitseinrichtung oder rufen Sie 112 an.

Bildung und Kurse

Hallo, für Informationen zu unseren Kursen schreiben Sie uns bitte den Bereich, der Sie interessiert, und die Altersgruppe. Wir senden Ihnen die Programminformationen.

Autowerkstatt

Hallo, schreiben Sie uns Marke, Modell und das Problem Ihres Fahrzeugs. Für einen passenden Termin meldet sich unser Meister bei Ihnen.

Versicherung und Beratung

Hallo, Ihre Anfrage ist eingegangen. Für eine individuelle Einschätzung meldet sich unsere Fachkraft während der Geschäftszeiten bei Ihnen. Bitte senden Sie vertrauliche Dokumente nicht über diesen Kanal.

In Bereichen wie Gesundheit, Recht und Finanzen sollte eine automatische Antwort keine Empfehlungen geben. Ihre Aufgabe besteht nur darin, Informationen aufzunehmen und an die richtige Person weiterzuleiten.

Vor der Veröffentlichung des Textes

Testen Sie jede Regel mit Bot testen. Geben Sie verschiedene Sätze ein, die Kunden schreiben könnten, und korrigieren Sie Wörter, die die falsche Regel auslösen. Schauen Sie sich an, wie die Nachricht auf dem Telefon aussieht, und lesen Sie in der ersten Woche die gesendeten Antworten. Die Regelsimulation im Bildschirm Bot testen sendet keine Nachricht, daher können Sie beliebig oft testen.

Häufig gestellte Fragen

Wie richte ich eine automatische Antwort in WhatsApp ein?

In der WhatsApp-Business-App können Sie eine Begrüßung und eine Abwesenheitsnachricht einrichten. Für eine Antwort nach Schlüsselwort brauchen Sie ein Werkzeug wie WapFlow oder eine Lösung auf Basis der offiziellen API.

Wie lang sollte eine automatische Antwort sein?

Drei bis vier Zeilen genügen. Senden Sie lange Informationen als Bild oder Anhang.

Wie finde ich heraus, mit welchen Wörtern der Bot arbeiten soll?

Sehen Sie sich frühere Chats an. Nehmen Sie die eigenen Worte und Schreibfehler der Kunden in die Liste auf.

Sollte ich Emojis verwenden?

Wenn sie zur Markensprache passen, verwenden Sie sie maßvoll. Bei Antworten auf Beschwerden sollten Sie keine Emojis verwenden.