Esempi di risposta automatica su WhatsApp: testi pronti da usare

Il funzionamento della risposta automatica dipende più dal testo che si scrive che dalla configurazione. C'è una grande differenza tra un freddo "Messaggio ricevuto" e "Scriva il numero del suo ordine: la richiamiamo oggi stesso". In questo articolo trova testi pronti per benvenuto, fuori orario, prezzo, spedizione, reclami e passaggio a un responsabile. Adatti i testi alla sua attività: i nomi delle attività negli esempi sono di fantasia. I passaggi di installazione sono descritti nell'articolo sul bot di risposta automatica.

Regole di una buona risposta automatica

• Sia breve. Non superi tre o quattro righe sullo schermo del telefono.
• Dica cosa aspettarsi. Indichi quando riceverà una risposta.
• Mostri il passo successivo. Cosa deve scrivere il cliente?
• Lasci una porta aperta verso una persona. Indichi come raggiungere un responsabile.
• Non nasconda che è un bot. Se serve, dica che si tratta di una risposta automatica.

Messaggi di benvenuto

Se in WapFlow seleziona il pubblico Chi scrive per la prima volta e imposta la corrispondenza su In ogni messaggio, la regola si applica solo alle nuove persone.

Generale

Buongiorno, benvenuto da Lale Çiçekçilik. Come possiamo aiutarla? Per il prezzo scriva "prezzo", per l'indirizzo scriva "indirizzo". Per parlare con un responsabile scriva "responsabile".

Attività di servizi

Buongiorno, benvenuto da Kuzey Oto Yıkama. Per un appuntamento scriva il tipo di veicolo e il giorno che preferisce: il nostro team la ricontatterà.

Cliente che ha già scritto in precedenza

Buongiorno di nuovo. Abbiamo ricevuto il suo messaggio e le risponderemo al più presto.

Messaggi fuori orario

Buongiorno, al momento siamo fuori dal nostro orario di lavoro. Offriamo il servizio dal lunedì al venerdì, dalle 09.00 alle 18.00. Abbiamo ricevuto il suo messaggio e le risponderemo alla prima ora di lavoro.

Oggi siamo chiusi. Le risponderemo da lunedì a partire dalle 09.00. In caso di urgenza può chiamare il numero 0212 000 00 00.

Se in WapFlow, nelle impostazioni Orari di lavoro, sceglie il messaggio fuori orario, questo testo arriva a ogni persona una volta per ogni periodo fuori orario. Il numero di telefono dell'esempio è fittizio: scriva il suo numero.

Risposte alle domande frequenti

Gli orari e gli indirizzi nella tabella sono esempi. Tenga aggiornate le informazioni che cambiano: un prezzo o una tempistica sbagliati sono il problema più comune delle risposte automatiche. In WapFlow, come risposta, può inviare anche immagini e video oltre al testo. Inviare il listino prezzi come immagine è pratico.

Dopo la vendita e risposte alle campagne

Chi dice "sì"

Grazie. Le invio i dettagli qui sotto. Se ha domande, può scrivere: uno dei nostri collaboratori le risponderà.

Chi chiede il catalogo

Le inviamo il nostro catalogo in allegato. Se scrive il nome del prodotto che le interessa, verifichiamo la disponibilità.

Cliente che ringrazia

Prego, grazie per averci scelto.

Attenzione alle parole brevi come "sì". Usare la corrispondenza Uguale esattamente evita che parole dentro una frase facciano scattare la regola per sbaglio. Verifichi con Testa il bot se la regola si sovrappone a domande reali.

Reclami e richiesta di un responsabile

Nei reclami la risposta automatica non dovrebbe promettere soluzioni, ma indirizzare a una persona.

Ci dispiace per il problema che ha riscontrato. Abbiamo inoltrato il suo messaggio al nostro responsabile, che la ricontatterà il prima possibile.

La indirizziamo al nostro responsabile. In questa chat non riceverà più risposte automatiche.

In WapFlow aggiunga alla richiesta "Voglio parlare con una persona" espressioni come "responsabile", "rappresentante clienti", "voglio parlare con una persona", "reclamo". Il testo sopra va scritto come risposta che arriverà al cliente. Il bot si ferma in quella chat e lei riceve una notifica.

Messaggi di disiscrizione

La sua richiesta è stata ricevuta: non le verrà inviato più alcun messaggio.

Questa frase è il testo di conferma predefinito del blocco DUR/STOP e può essere modificato da Impostazioni. Se questa opzione non è attiva, chi scrive "DUR" non viene bloccato automaticamente, quindi consigliamo di attivarla. Non aggiunga nuove promozioni al testo di conferma.

Esempio di istruzione per l'intelligenza artificiale

Se usa una risposta con intelligenza artificiale, un'istruzione chiara riduce il rischio di risposte errate, ma non lo elimina.

Assistente clienti di Lale Çiçekçilik. Risponda in turco, in modo breve e cortese. Basi le risposte solo sulle informazioni seguenti. Se l'informazione manca, non inventi e scriva "Su questo punto il nostro team la ricontatterà". Non chieda dati di pagamento. Orari di lavoro: dal lunedì al venerdì, 09.00-18.00. Consegna: in città nello stesso giorno, per gli ordini ricevuti entro le 15.00.

Se aggiunge altre informazioni, le tenga aggiornate. Della risposta data al cliente è responsabile la sua attività.

Errori comuni

• Inviare lo stesso saluto a ogni messaggio. Ricevere tre volte il messaggio di benvenuto dà fastidio.
• Usare parole chiave troppo generiche. Parole come "c'è" scattano continuamente.
• Mettere le regole nell'ordine sbagliato. Viene inviata la risposta della prima regola che corrisponde: metta in alto le regole specifiche.
• Inserire molti link nella risposta.
• Scrivere "Torniamo subito" e poi non rispondere per ore.

Per pianificare l'intero processo di assistenza consulti l'articolo sull'assistenza clienti. Per i messaggi di campagna è pronto il nostro articolo sui modelli.

Esempi per settore

I testi seguenti mostrano come le regole di base si adattano ai diversi settori. Cambi i nomi delle attività e le informazioni in base alla sua situazione.

Parrucchiere ed estetica

Buongiorno, per un appuntamento scriva il tipo di trattamento, il giorno e l'orario che preferisce. Il nostro team verificherà la disponibilità e le confermerà.

Clinica

Buongiorno, grazie per il suo messaggio. La sua richiesta di appuntamento sarà valutata dal nostro team. In caso di urgenza si rivolga a una struttura sanitaria o chiami il 112.

Formazione e corsi

Buongiorno, per informazioni sui nostri corsi scriva il settore di suo interesse e la fascia d'età. Le faremo avere le informazioni sul programma.

Officina

Buongiorno, scriva marca, modello del veicolo e il problema riscontrato. Il nostro meccanico la ricontatterà per fissare un appuntamento.

Assicurazioni e consulenza

Buongiorno, la sua richiesta è stata ricevuta. Un nostro esperto la ricontatterà durante l'orario di lavoro per una valutazione personalizzata. La preghiamo di non inviare documenti riservati da questo canale.

Nei settori come sanità, diritto e finanza la risposta automatica non dovrebbe dare consigli. Il suo compito dovrebbe limitarsi a fornire informazioni e a indirizzare alla persona giusta.

Prima di pubblicare il testo

Provi ogni regola con Testa il bot. Inserisca frasi diverse che il cliente potrebbe scrivere e corregga le parole che fanno scattare la regola sbagliata. Verifichi come appare il messaggio sul telefono e legga le risposte della prima settimana. La simulazione delle regole nella schermata di test non invia messaggi, quindi può provare quanto vuole.

Domande frequenti

Come si imposta la risposta automatica su WhatsApp?

Nell'app WhatsApp Business può impostare il messaggio di benvenuto e il messaggio di assenza. Per la risposta in base a parole chiave servono uno strumento come WapFlow o una soluzione basata sull'API ufficiale.

Quanto deve essere lunga una risposta automatica?

Tre o quattro righe sono sufficienti. Le informazioni lunghe le invii come immagine o allegato.

Come trovo le parole chiave con cui lavorerà il bot?

Guardi le conversazioni passate. Aggiunga all'elenco le parole e gli errori di battitura usati dai clienti.

Devo usare le emoji?

Se sono coerenti con il linguaggio del marchio, usi le emoji con moderazione. Non le usi nelle risposte ai reclami.