Pesanan Restoran dan Pengumuman Pelanggan lewat WhatsApp

Saat jam tersibuk restoran, telepon terus berdering sementara dapur menunggu pesanan. Di situasi seperti ini, jalur WhatsApp bisa sangat meringankan. Pelanggan menuliskan pesanannya, alamat tidak salah dengar, dan menu bisa dibagikan dengan sekali sentuh. Dalam artikel ini, kami menjelaskan bagaimana restoran dan kafe dapat memakai WhatsApp untuk pesanan, reservasi, dan pengumuman. WapFlow bukan sistem pemesanan atau POS; saran di bawah ini ditujukan agar Anda dapat bekerja secara teratur melalui chat.

Bagaimana Menyiapkan Alur Pesanan di WhatsApp?

1. Gunakan nomor terpisah. Jangan campur jalur pesanan dengan ponsel pribadi.
2. Lengkapi profil. Tambahkan jam operasional, alamat, dan tautan menu.
3. Siapkan menu. Gunakan PDF atau gambar yang mudah dibaca di ponsel.
4. Tentukan format pesanan. Tuliskan sejak awal informasi apa saja yang dibutuhkan.
5. Umumkan nomor Anda. Cantumkan di kemasan, pintu, dan meja, atau pasang kode QR.
6. Tentukan siapa yang memantau. Tugaskan satu orang untuk layar pesanan saat jam sibuk.

Jika usaha Anda masih kecil, fitur katalog dan balasan cepat di aplikasi WhatsApp Business sudah memenuhi sebagian besar kebutuhan.

Teks Siap Pakai untuk Menerima Pesanan

Informasi yang tidak lengkap dari pelanggan adalah salah satu penyebab paling umum kesalahan pesanan. Sampaikan apa saja yang dibutuhkan sejak pesan pertama:

Halo, selamat datang di Anadolu Sofrası. Berikut kami kirimkan menu kami. Untuk memesan, silakan tuliskan: menu dan jumlahnya, alamat, nomor telepon, metode pembayaran. Hari ini kami melayani pukul 11.00-22.00.

Nama usaha dalam contoh ini fiktif. Setelah pesanan diterima, konfirmasikan dengan menuliskannya kembali:

Terima kasih. Pesanan Anda: 2 sup lentil, 1 panggangan campur. Alamat: sesuai yang Anda tuliskan. Perkiraan waktu pengantaran sekitar 40 menit.

Jangan menjanjikan waktu pengantaran yang pasti; katakan "sekitar" sesuai tingkat keramaian. Pastikan informasi harga dan produk di chat selalu terbaru.

Menjawab Pertanyaan Umum secara Otomatis

Di WapFlow, aturan balasan dapat mengirim teks, gambar, dan video. Anda bisa mengatur sapaan untuk orang yang baru pertama kali menghubungi, dan balasan terpisah untuk yang pernah menghubungi sebelumnya. Saat pengaturan jam operasional aktif, Anda dapat memilih untuk tidak membalas di luar jam kerja atau mengirim pemberitahuan satu kali ke setiap kontak. Untuk contoh balasan, lihat artikel ini.

Jangan serahkan informasi alergen, bahan, dan harga kepada AI. Informasi yang keliru dapat memengaruhi kesehatan pelanggan. Pastikan pertanyaan seperti ini dijawab oleh staf.

Bisakah Bot Menerima Pesanan?

Bot tidak membuat pelanggan memilih dari menu lalu menerima pembayaran seperti sistem pemesanan. Balasan AI bisa bercakap-cakap, tetapi tidak meneruskan pesanan ke dapur dan tidak mencatatnya ke sistem POS Anda. Karena itu, pengaturan yang paling ideal adalah: bot mengirim menu dan meminta informasi, lalu staf membaca dan mengonfirmasi pesan pesanan. Untuk usaha dengan volume tinggi, lebih tepat melihat solusi dari perangkat lunak pemesanan khusus.

Membangun Daftar Pelanggan

Jangan memasukkan setiap orang yang memesan ke daftar pengumuman. Cara mudah meminta izin:

• Saat mengonfirmasi pesanan, tanyakan "Apakah Anda ingin mendapat info promo kami?"
• Pasang tulisan di meja: "Ketik YA ke nomor ini untuk menu hari ini".
• Tanyakan preferensi WhatsApp secara terpisah di formulir kartu loyalitas.

Simpan orang yang menjawab ya dalam grup kontak bernama "pengumuman". Dengan begitu, Anda hanya mengirim promo ke grup ini. Saat membangun daftar pelanggan, kewajiban terkait İYS (sistem manajemen izin komunikasi komersial di Turki) dan KVKK (undang-undang perlindungan data pribadi Turki) dapat berlaku; untuk gambaran umumnya, lihat artikel ini dan mintalah nasihat hukum.

Contoh Pengumuman

Menu hari ini

Halo [isim], menu makan siang kami hari ini ada manti buatan sendiri. Silakan balas pesan ini untuk memesan. Jika tidak ingin menerima pengumuman ini, ketik STOP.

Acara khusus

Halo [isim], Sabtu malam ada musik live. Mau kami siapkan meja untuk Anda? Jika tidak ingin menerima pesan, Anda bisa mengetik STOP.

Jam libur

Halo [isim], selama hari raya kami buka pukul 12.00-20.00. Selamat hari raya.

Untuk teks lainnya, Anda dapat melihat template pesan massal.

Saluran atau Pesan Massal untuk Pengumuman?

Untuk unggahan rutin seperti menu harian, saluran atau status lebih cocok. Simpan pesan massal untuk pengumuman yang lebih jarang dan penting. Kirim pesan menjelang jam makan, dan jangan mengirim pengumuman pada malam hari.

Tetap Teratur di Jam Sibuk

• Jangan mengirim promo saat jam sibuk; Anda akan melewatkan balasan.
• Pantau pesanan dengan label chat: diterima, disiapkan, dalam perjalanan.
• Jika pelanggan menyampaikan masalah, segera balas secara personal.
• Hapus produk yang habis dari aturan balasan.

Alur Reservasi

Reservasi juga bisa dikelola dengan rapi melalui chat. Untuk kata "reservasi", buat balasan seperti ini:

Untuk reservasi, silakan tuliskan: hari dan jam, jumlah orang, nama lengkap. Tim kami akan memeriksa ketersediaan dan mengonfirmasinya.

Di sini bot hanya mengumpulkan informasi. Staf memeriksa ketersediaan meja dan memberikan konfirmasi tertulis; sebutkan dalam teks bahwa reservasi belum pasti sebelum ada konfirmasi. Mengirim pengingat singkat sehari sebelumnya dapat membantu mengurangi kemungkinan meja kosong. Untuk contohnya, Anda dapat melihat artikel pengingat janji temu.

Umpan balik

Mendengar pengalaman buruk lebih dulu memungkinkan Anda menyelesaikan masalah sebelum membesar. Daripada mengirim pesan otomatis kepada semua orang setelah pengantaran, sesekali ajukan pertanyaan singkat kepada pelanggan tetap yang sudah memberi izin. Jika tanggapannya negatif, jangan membalas dengan teks massal, tetapi langsung melalui orang yang berwenang.

Daftar Periksa Awal

• Apakah gambar menu sudah terbaru dan terbaca di ponsel?
• Apakah jam operasional dan area layanan tercantum di profil?
• Apakah informasi yang dibutuhkan untuk pesanan diminta di pesan pertama?
• Siapa yang memantau pesan saat jam sibuk?
• Apakah ada teks siap pakai untuk produk yang habis?
• Apakah daftar pengumuman hanya berisi orang yang memberi izin?
• Siapa yang menjawab pertanyaan tentang alergen?

Jangan cetak nomor di kemasan sebelum daftar ini lengkap. Jalur pesanan yang tidak dibalas meninggalkan kesan lebih buruk daripada tidak punya jalur sama sekali.

Pada minggu-minggu pertama, catat informasi apa yang paling sering terlewat dalam pesanan yang masuk. Saat Anda memperbaiki pesan pertama berdasarkan catatan itu, dapur dan kurir tidak perlu banyak bertanya lagi. Jika ada staf yang menerima pesanan lewat telepon, ajarkan urutan informasi yang sama kepada mereka.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bisakah menerima pembayaran lewat WhatsApp?

Jangan meminta data kartu di chat. Gunakan metode seperti bayar di tempat atau tautan pembayaran yang aman.

Sebaiknya menu dikirim dalam bentuk PDF atau gambar?

Gambar yang bisa dibaca di ponsel tanpa perlu diperbesar biasanya lebih praktis. Untuk menu yang panjang, PDF atau tautan web lebih baik.

Apakah saya perlu menyimpan data pribadi pelanggan?

Simpan hanya yang diperlukan, dengan aman, dan selama dibutuhkan saja. Jangan biarkan daftar alamat terbuka untuk semua orang.

Apa yang harus dilakukan agar tidak melewatkan pesan pesanan?

Tunjuk satu orang sebagai penanggung jawab di jam sibuk dan jangan biarkan chat menggantung tanpa balasan. Jika Anda menggunakan panel, pantau Kotak Masuk.