سفارش رستوران و اطلاعیه به مشتریان با WhatsApp
وقتی در شلوغ‌ترین ساعت رستوران تلفن زنگ می‌زند و از آشپزخانه هم سفارش خواسته می‌شود، یک خط WhatsApp می‌تواند آرامش زیادی ایجاد کند. مشتری سفارشش را می‌نویسد، آدرس اشتباه شنیده نمی‌شود و منو با یک لمس فرستاده می‌شود. در این نوشته توضیح می‌دهیم رستوران و کافه چطور می‌توانند از WhatsApp برای سفارش، رزرو و اطلاعیه استفاده کنند. WapFlow سیستم سفارش یا POS نیست؛ پیشنهادهای زیر برای کار منظم از طریق گفتگو هستند.
چطور نظم سفارش با WhatsApp را بسازیم؟
- از یک شماره جدا استفاده کنید. خط سفارش با تلفن شخصی قاطی نشود.
- پروفایل را کامل کنید. ساعت کاری، آدرس و لینک منو را اضافه کنید.
- منو را آماده کنید. از یک PDF یا تصویر خوانا در گوشی استفاده کنید.
- قالب سفارش را مشخص کنید. اطلاعات لازم را از ابتدا بنویسید.
- شماره را اعلام کنید. روی بسته‌بندی، در ورودی و روی میزها بنویسید یا کد QR بگذارید.
- مسئول پاسخ را تعیین کنید. در ساعت شلوغی یک نفر را فقط برای صفحه سفارش بگذارید.
اگر کسب‌وکار کوچکی دارید، کاتالوگ و پاسخ‌های سریع در برنامه WhatsApp Business بیشتر نیازهای شما را برطرف می‌کند.
متن آماده برای گرفتن سفارش
نداشتن اطلاعات کافی از سوی مشتری، یکی از رایج‌ترین دلایل خطا در سفارش است. در اولین پیام بگویید چه چیزی لازم است:
سلام، به Anadolu Sofrası خوش آمدید. منوی ما را برایتان می‌فرستیم. برای سفارش لطفاً بنویسید: غذاها و تعدادشان، آدرس، تلفن، روش پرداخت. امروز از ساعت ۱۱:۰۰ تا ۲۲:۰۰ سرویس می‌دهیم.
نام کسب‌وکار در نمونه ساختگی است. وقتی سفارش دریافت شد، با نوشتن دوباره آن تأیید کنید:
ممنون. سفارش شما: ۲ سوپ عدس، ۱ مخلوط کباب. آدرس: همان که نوشتید. زمان تقریبی تحویل حدود ۴۰ دقیقه است.
زمان دقیق تحویل قول ندهید؛ بسته به شلوغی از عبارت «تقریباً» استفاده کنید. قیمت و اطلاعات محصولات را در گفتگو به‌روز نگه دارید.
پاسخ خودکار به سؤال‌های پرتکرار
| مشتری چه می‌پرسد؟ | قانون پاسخ |
|---|---|
| منو، لیست | تصویر یا متن منو را بفرستید |
| آدرس، موقعیت، کجاست | آدرس و مسیر رسیدن |
| ساعت، باز هستید؟ | ساعات کاری |
| رزرو | تعداد نفرات، روز و ساعت را بپرسید |
| بسته، تحویل | منطقه سرویس و شرایط |
در WapFlow، قوانین پاسخ می‌توانند متن، تصویر و ویدیو بفرستند. برای کسانی که برای اولین بار پیام می‌دهند می‌توانید خوش‌آمدگویی بگذارید و برای کسانی که قبلاً پیام داده‌اند پاسخ جداگانه تنظیم کنید. وقتی تنظیم ساعت کاری روشن باشد، می‌توانید انتخاب کنید خارج از ساعت کار ساکت بماند یا برای هر فرد یک بار اطلاع‌رسانی شود. برای نمونه پاسخ‌ها به این نوشته مراجعه کنید.
اطلاعات مربوط به مواد تشکیل‌دهنده و آلرژن و قیمت را به هوش مصنوعی واگذار نکنید. اطلاعات نادرست می‌تواند سلامت مشتری را تهدید کند. در این سؤال‌ها بگذارید پرسنل پاسخ دهد.
آیا ربات می‌تواند سفارش بگیرد؟
ربات مانند یک سیستم سفارش که از منو انتخاب می‌گیرد و پرداخت دریافت می‌کند کار نمی‌کند. پاسخ هوش مصنوعی می‌تواند گفتگو کند، اما سفارش را به آشپزخانه منتقل نمی‌کند و در سیستم POS شما ثبت نمی‌کند. به همین دلیل سالم‌ترین راه‌اندازی این است: ربات منو را می‌فرستد و اطلاعات می‌خواهد، و پرسنل پیام سفارش را می‌خواند و تأیید می‌کند. برای کسب‌وکارهای با حجم بالا، بهتر است به راه‌حل‌های اختصاصی نرم‌افزارهای سفارش نگاه کنید.
ساختن فهرست مشتریان
هر کسی که سفارش می‌دهد را به فهرست اطلاعیه اضافه نکنید. راه‌های ساده برای گرفتن اجازه:
- هنگام تأیید سفارش بپرسید: «مایلید از کمپین‌های ما باخبر شوید؟»
- روی میز یک متن بگذارید: «برای منوی روز، به این شماره کلمه BALE بنویسید.»
- در فرم کارت وفاداری، ترجیح WhatsApp را جداگانه بپرسید.
کسانی را که گفته‌اند «بله» در مخاطبین در گروهی با نام «اطلاعیه» نگه دارید. به این ترتیب کمپین‌ها را فقط به این گروه می‌فرستید. هنگام ساختن فهرست مشتری، تعهدات İYS و KVKK ممکن است مطرح شوند؛ چارچوب کلی را در این نوشته ببینید و برای خودتان مشاوره حقوقی بگیرید.
نمونه اطلاعیه‌ها
منوی روز
سلام [isim]، امروز در منوی ظهر ما منتی خانگی داریم. برای سفارش می‌توانید پاسخ دهید. اگر نمی‌خواهید این اطلاعیه‌ها را دریافت کنید، STOP بنویسید.
روز ویژه
سلام [isim]، شنبه شب موسیقی زنده داریم. میز برایتان رزرو کنیم؟ اگر پیام نمی‌خواهید، می‌توانید STOP بنویسید.
ساعت تعطیلات
سلام [isim]، در طول تعطیلات عید از ساعت ۱۲:۰۰ تا ۲۰:۰۰ باز هستیم. عید همگی‌تان مبارک.
متن‌های بیشتر را در نوشته قالب‌های پیام انبوه ببینید.
برای اطلاعیه‌ها کانال مناسب‌تر است یا پیام انبوه؟
| گزینه | مزیت | عیب |
|---|---|---|
| پیام انبوه | به فرد می‌رسد و پاسخ گرفته می‌شود | ریسک اجازه و حساب دارد |
| کانال WhatsApp | دنبال‌کننده خودش انتخاب می‌کند و شماره دیده نمی‌شود | پاسخ گرفته نمی‌شود و باید دنبال‌کننده جمع کرد |
| وضعیت (Status) | ساده است و مزاحم نیست | دیده شدن محدود است |
برای اشتراک‌گذاری روزانه منو، کانال یا وضعیت مناسب‌تر است. پیام انبوه را برای اطلاعیه‌های کمتر و مهم‌تر نگه دارید. پیام‌ها را پیش از وعده غذایی بفرستید و شبانه اطلاعیه ندهید.
نظم در ساعت‌های شلوغ
- در ساعت شلوغی کمپین نفرستید؛ پاسخ‌ها از دست می‌روند.
- سفارش‌ها را با برچسب‌های گفتگو دنبال کنید: ثبت شد، در حال آماده‌سازی، در راه.
- اگر مشتری مشکلی نوشت، فوراً به‌عنوان یک انسان پاسخ دهید.
- محصولاتی که موجودی ندارند را از قوانین پاسخ حذف کنید.
روند رزرو
رزرواسیون را هم می‌توان از طریق گفتگو منظم کرد. برای کلمه «رزرو» این پاسخ را بنویسید:
برای رزرو لطفاً بنویسید: روز و ساعت، تعداد نفرات، نام و نام خانوادگی. تیم ما وضعیت را بررسی و تأیید می‌کند.
ربات در این مرحله فقط اطلاعات جمع می‌کند. میز را پرسنل بررسی می‌کند و تأیید کتبی می‌دهد؛ در متن بنویسید که تا قبل از تأیید، رزرو قطعی نیست. فرستادن یک یادآوری کوتاه یک روز قبل می‌تواند احتمال خالی ماندن میز را کم کند. نمونه‌ها را در نوشته یادآوری نوبت ببینید.
بازخورد
شنیدن تجربه‌های منفی به‌موقع به شما امکان می‌دهد پیش از بزرگ‌شدن مشکل آن را حل کنید. پس از سرویس بسته، به‌جای فرستادن پیام خودکار به همه، گاه‌گاهی از مشتریان منظمی که اجازه داده‌اند یک پرسش کوتاه بپرسید. اگر بازخورد منفی آمد، با متن انبوه پاسخ ندهید؛ مستقیماً با یک مسئول تماس بگیرید.
فهرست بررسی آغازین
- آیا تصویر منو به‌روز و در گوشی خوانا است؟
- آیا ساعت کاری و منطقه سرویس در پروفایل نوشته شده؟
- آیا اطلاعات لازم برای سفارش در پیام اول پرسیده می‌شود؟
- در ساعت شلوغ چه کسی به پیام‌ها رسیدگی می‌کند؟
- آیا متن آماده برای محصولی که تمام شده وجود دارد؟
- آیا فهرست اطلاعیه فقط از افراد دارای اجازه تشکیل شده است؟
- چه کسی به پرسش‌های آلرژن پاسخ می‌دهد؟
تا وقتی این فهرست کامل نشده، شماره را روی بسته‌ها چاپ نکنید. خطی که سفارش‌هایش بی‌پاسخ بماند، بدتر از نداشتن خط است.
در هفته‌های اول، یادداشت کنید در کدام سفارش‌ها بیشترین اطلاعات کم بوده است. وقتی پیام اولتان را بر اساس آن اصلاح کنید، هم آشپزخانه و هم پیک کمتر باید سؤال بپرسند. اگر پرسنلی دارید که سفارش تلفنی می‌گیرند، همان ترتیب اطلاعات را به آن‌ها هم آموزش دهید.
پرسش‌های متداول
آیا می‌توان از طریق WhatsApp پرداخت گرفت؟
در گفتگو اطلاعات کارت بانکی نخواهید. از روش‌هایی مانند پرداخت در محل یا لینک پرداخت امن استفاده کنید.
منو را به صورت PDF بفرستم یا تصویر؟
تصویری که بدون بزرگ‌نمایی در گوشی خوانا باشد معمولاً کاربردی‌تر است. برای منوهای طولانی، PDF یا لینک وب بهتر است.
آیا باید اطلاعات شخصی مشتری را نگه دارم؟
فقط موارد لازم را، به شکل امن و به اندازه نیاز نگه دارید. فهرست نشانی‌ها را برای همه باز نگذارید.
چطور از جا ماندن پیام‌های سفارش جلوگیری کنم؟
در ساعت شلوغی یک نفر را مسئول کنید و گفتگوها را باز نگه ندارید. اگر از پنل استفاده می‌کنید، صندوق ورودی را دنبال کنید.
