WhatsApp-Datenextraktion: Mitglieder, Links und E-Mail-Adressen

Die Daten, die Sie bereits haben, sind oft verstreut: Kunden finden sich in Chats, Mitglieder in Gruppen und E-Mail-Adressen auf den Kontaktseiten von Websites. Die Seite Datenextraktion in WapFlow fasst diese Informationen in einer Liste zusammen, ohne dass Sie etwas von Hand kopieren müssen. In diesem Beitrag erklären wir, was die einzelnen Tools leisten, wie Sie sie bedienen und worauf Sie beim Umgang mit den gesammelten Daten achten sollten.

Welche Tools bietet die Seite Datenextraktion?

Auf der Seite finden Sie fünf Tools. Vier davon arbeiten mit einem verbundenen WhatsApp-Konto, der E-Mail-Extraktor braucht dagegen kein WhatsApp-Konto.

Tool	Was macht es?	Quelle
Gruppenmitglieder-Sammler	Listet Nummer, Name und Admin-Status der Mitglieder von Gruppen auf	Gruppen, in denen Sie Mitglied sind
Kontaktliste (Chats)	Sammelt Namen und Nummern der Personen, mit denen Sie Einzelchats führen	Chats des verbundenen Kontos
Gruppenlinks	Liest die Einladungslinks von Gruppen gesammelt aus	Gruppen, in denen Sie Admin sind
Chat-Export (PDF)	Erstellt aus dem Verlauf ausgewählter Chats ein PDF	Einzel- und Gruppenchats
E-Mail-Extraktor	Durchsucht die Websites in Ihrem Adressbuch nach E-Mail-Adressen	Websites in Ihrem Adressbuch

Konten im Aufwärmmodus können für diese Vorgänge nicht genutzt werden. Ob die Funktion in Ihrem Paket enthalten ist, sehen Sie auf der Preisseite.

Allgemeine Schritte

Öffnen Sie im linken Menü die Seite Datenextraktion.
Klicken Sie auf der Karte des gewünschten Tools auf Starten.
Wählen Sie ein verbundenes Konto aus und rufen Sie die Liste ab.
Markieren Sie die Ziele. Mit den Optionen Alle, Kontakte und Gruppen können Sie die Liste filtern.
Klicken Sie auf Daten abrufen und verfolgen Sie den Fortschritt.
Übertragen Sie die Ergebnisse ins Adressbuch oder laden Sie sie als Excel-Datei herunter.

Gruppenmitglieder-Sammler

Damit exportieren Sie die Mitgliederliste einer Community, eines Kurses oder einer Händlergruppe, die Sie betreuen. Auswählbar sind nur Gruppen, in denen Sie noch Mitglied sind. Bei Mitgliedern, die ihre Nummer verbergen (mit LID-Kennung), lässt sich die Nummer nicht immer auslesen. Wirkt die Liste also unvollständig, ist das kein Fehler.

Ein Hinweis ist hier unerlässlich: Wer in einer Gruppe ist, hat damit nicht zugestimmt, private Nachrichten von Ihnen zu erhalten. Massennachrichten an Gruppenmitglieder erhöhen das Risiko von Beschwerden und können rechtliche Probleme nach sich ziehen. Nutzen Sie dieses Tool daher vor allem in Gruppen, die Sie selbst verwalten und zu deren Mitgliedern Sie eine Beziehung haben.

Kontaktliste (Chats)

Dieses Tool sammelt Namen und Nummern der Personen, mit denen Sie über das verbundene Konto Einzelchats führen; Gruppenchats sind nicht enthalten. Für ein Unternehmen, das seit Jahren über WhatsApp mit Kunden kommuniziert, ist das eine fertige Ausgangsliste. Bei Kontakten mit verborgener Nummer kann das Nummernfeld leer bleiben. Denken Sie aber daran: Ein früherer Austausch bedeutet nicht bei jedem Kontakt eine Einwilligung in Werbung. Prüfen Sie die Liste, bevor Sie sie verwenden.

Gruppenlinks

Dieses Tool ruft die chat.whatsapp.com-Einladungslinks der Gruppen, in denen Sie Admin sind, auf einen Schlag ab. Da nur Admins den Einladungslink sehen können, erscheinen in der Liste ausschließlich diese Gruppen. Die Ergebnisse lassen sich mit einem Klick auf die Seite Gruppen übertragen. Das ist praktisch für Organisationen, die viele Gruppen verwalten. Wie Sie Gruppen organisieren, lesen Sie im Beitrag zu den Gruppen-Tools.

Chat-Export (PDF)

Diese Funktion nutzen Sie, wenn Sie einen Chat aufbewahren oder dokumentieren müssen, etwa um ein Bestellgespräch zu archivieren.

Pro Vorgang lassen sich bis zu 20 Chats auswählen; jeder Chat wird im PDF zu einem eigenen Abschnitt.
Als Zeitraum wählen Sie die letzten N Nachrichten (maximal 5000), die letzten N Stunden oder Tage (maximal 365 Tage) oder einen Zeitraum zwischen zwei Daten.
Wenn Sie Medien einbeziehen, werden Fotos ins PDF eingefügt. Videos, Audiodateien und Dokumente landen in einem separaten Ordner und werden zusammen mit dem PDF als ZIP heruntergeladen.
Pro Mediendatei gilt ein Limit von 25 MB, insgesamt von 500 MB.

Gespeichert ist der Verlauf der letzten 30 Tage. Ältere Nachrichten und Gruppenchats werden bei der Anfrage direkt von WhatsApp abgerufen; dafür muss das Telefon online sein, und es kann pro Chat einige Minuten dauern. WhatsApp liefert ältere Nachrichten unter Umständen nicht vollständig. Bevor Sie Gespräche mit anderen weitergeben, sollten Sie Ihre Datenschutzpflichten bedenken.

E-Mail-Extraktor

Der E-Mail-Extraktor besucht die Websites der Kontakte, bei denen in Ihrem Adressbuch eine Website hinterlegt ist, und sucht dort nach E-Mail-Adressen. Findet er auf der Startseite nichts, prüft er auch die Kontaktseite. Gefundene Adressen speichern Sie mit einem Klick beim jeweiligen Kontakt im Adressbuch.

Stellen Sie sicher, dass das Feld Website im Adressbuch ausgefüllt ist. Bei Einträgen, die Sie mit dem Google-Maps-Tool gesammelt haben, ist dieses Feld häufig bereits befüllt.
Starten Sie den E-Mail-Extraktor. In der Liste erscheinen nur Kontakte mit Website.
Nutzen Sie die Option Kontakte mit vorhandener E-Mail überspringen, um keine Zeit zu verschwenden.
Speichern Sie die Adressen nach Abschluss mit Ins Adressbuch übertragen.

Das Tool arbeitet nur mit diesen Adressbucheinträgen und sammelt keine Telefonnummern von beliebigen Webseiten. Um im Web veröffentlichte WhatsApp-Gruppenlinks zu finden, nutzen Sie den Web-Gruppenfinder in den Gruppen-Tools. Auch für gesammelte E-Mail-Adressen gelten die Regeln für Werbenachrichten und personenbezogene Daten.

Regeln beim Sammeln von Daten

Legen Sie den Zweck fest. Wissen Sie, wozu Sie die Daten sammeln, und erheben Sie nur so viele, wie für diesen Zweck nötig sind.
Betrachten Sie die Einwilligung gesondert. Dass Sie eine Nummer erreichen können, heißt nicht, dass Sie ihr Werbenachrichten schicken dürfen.
Prüfen Sie İYS und KVKK. Holen Sie zu den Regeln für Werbenachrichten und personenbezogene Daten (in der Türkei: İYS-Register und Datenschutzgesetz KVKK) rechtlichen Rat ein.
Respektieren Sie Abmeldungen. Setzen Sie Personen, die keine Nachrichten wünschen, auf die Sperrliste.
Schützen Sie die Dateien. Bewahren Sie Excel- und PDF-Exporte sicher auf und löschen Sie sie, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Wenn Sie die gesammelten Nummern durch den Nummernprüfer laufen lassen, verringern Sie ins Leere gehende Nachrichten. Wie Sie Kontakte organisieren, erfahren Sie in unserem Beitrag zur Adressbuchverwaltung.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Mitglieder einer Gruppe abrufen, in der ich nicht Mitglied bin?

Nein. Aufgelistet werden nur Gruppen, in denen Ihr verbundenes Konto Mitglied ist.

Warum ist bei manchen Mitgliedern die Nummer leer?

WhatsApp zeigt die Nummer mancher Personen nur über eine verborgene Kennung an. In diesem Fall lässt sich die Nummer unter Umständen nicht auslesen.

Kann ich die Seite während der Datenextraktion schließen?

Die Vorgänge werden im Hintergrund gestartet, am einfachsten sehen Sie das Ergebnis aber auf demselben Bildschirm. Wechseln Sie zu einem anderen Tool, wird der Fortschritt des vorherigen Vorgangs hier nicht mehr angezeigt.

Sammeln diese Tools Telefonnummern von Websites?

Nein. Der E-Mail-Extraktor sucht nach E-Mail-Adressen, der Web-Gruppenfinder sammelt Gruppenlinks. Für Telefonnummern von Unternehmen nutzen Sie das Google-Maps-Tool.